Arkistointiohjeet

Tältä sivulta löydät Porvarillisen Työn Arkistossa noudatettuja arkistoinnin periaatteita, joita voi soveltaa arkistojen järjestämisessä. Yksityisarkistojen käsittelyyn ei ole olemassa yhtä oikeaa/virallista tapaa, joten ohjetta on syytä pitää vain suuntaa-antavana. Tältä sivulta löytyvät ohje on laadittu ensisijaisesti analogista paperiaineistoa ajatellen.

Sähköisen arkistointiin liittyvistä asioista löydät lisätietoja Yksityiset keskusarkistot -yhdistyksen laatimasta ohjeesta.
Kansallisarkisto on tehnyt ohjeet yhteisö- ja henkilöarkistojen käsittelystä.

Arkistojen merkitys

Asiakirjojen arvonmääritystä voi tarkastella monista näkökulmista. Toimijan tulee ennen muuta huolehtia oman toimintansa jatkuvuudesta ja säilyttää sellaiset asiakirjat, joita tarvitaan toiminnassa. Asiakirjoihin kohdistuu myös erilaisia oikeudellisia intressejä. Yhteisön oman sekä asiakkaiden ja jäsenten oikeusturvan varmistamiseksi on tärkeää säilyttää tietoja mm. edunvalvontatoiminnasta. Tietyille asiakirjoille määritellään lainsäädännössä vähimmäissäilytysajat. Asiakirjoja säilytetään myös historiallisen ja tieteellisen tutkimuksen tarpeita varten.

Arkistoissa noudatetaan yleisesti niin sanottua provenienssiperiaatetta, jonka mukaan asiakirjat kuuluvat laatijansa arkistoon. Jokainen yhteisö tai henkilö, jonka aineistoja on säilynyt, muodostaa oman arkistonsa, joka tulee säilyttää yhtenä kokonaisuutena. Asiakirjojen hajottaminen eri paikkoihin vaikeuttaa tutkijoiden työtä ja peittää asiayhteyksiä. Asiakirja on tekstiä, kuvaa tai ääntä sisältävä dokumentti, joka on laadittu tai vastaanotettu yhteisön tai henkilön toiminnan yhteydessä tai toimintaa varten. Esineistö ei kuulu arkistoon. Muiden toimijoiden aineistoista kerätty kokonaisuus ei ole arkisto vaan kokoelma, mutta arkistoihin sisältyy usein myös kokoelmatyyppisiä osioita.

Arkiston pitää antaa kokonaisvaltainen ja totuudenmukainen kuva toimijasta. On hyvä muistaa, ettemme voi tietää, mikä tutkijoita tulevaisuudessa kiinnostaa ja siksi monipuolista lähdeaineistoa tarvitaan. Kaikki toimijan itsensä tuottamat asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi.

Yksityishenkilöiden arkistot täydentävät yhdistysten ja viranomaisten virallisten asiakirjojen antamaa kuvaa aikakaudesta. On myös tärkeä huomata, että joistakin historiallisista tapahtumista ei ole olemassa muita kuin yksityisluonteisia aineistoja. Suku- ja perhearkistoilla voi olla monenlaista tutkimuksellista ja kulttuurihistoriallista arvoa. Henkilöarkistoon voi kuulua esimerkiksi kirjeitä, päiväkirjoja, muistivihkoja, muistelmia, puheita, todistuksia, valokuvia ja erilaisia työhön, harrastuksiin ja yhteiskunnalliseen toimintaan liittyviä asiakirjoja.

Suunnitelmallinen arkistonmuodostus

Arkistonmuodostus alkaa kartoittamalla, mitä aineistoa syntyy, mitkä asiakirjat pitää tallentaa, kuinka kauan niitä säilytetään, mihin ne sijoitetaan ja kuka niistä vastaa. Voit laatia tiedoista organisaation asiakirjahallintaa ohjaavan arkistonmuodostussuunnitelman, joka on syytä saattaa kaikkien asiakirjoja tuottavien tahojen tiedoksi.

Tee arkistoinnista osa arkitoimintaa: arkistoi asiakirja heti, kun se on hyväksytty tai valmis.

Asiakirjat ryhmitellään kokonaisuuksiin, jotka vastaavat organisaation rakennetta. Arkiston rakenne voi perustua yhteisön tehtäviin (kuten hallinto, jäsenasiat, koulutus, viestintä, edunvalvonta, harrastustoiminta), asiakirjatyyppeihin (kuten pöytäkirjat, toimintakertomukset, luettelot, tilikirjat, kirjeet) tai asiasisältöön. Tärkeintä on, että rakenne on johdonmukainen siten, että jokainen arkistoa käyttävä tietää, mihin mikäkin asiakirja kuuluu.

Asiakirjoja laadittaessa tulee aina huolehtia siitä, että ne varustetaan tarpeellisin tiedoin. Tällaisia ovat esimerkiksi otsikot, päiväykset, laatijoiden nimet, versiot ja tarvittaessa allekirjoitukset. Jos tietoja lisätään jälkikäteen, ne on syytä merkitä ensisijaisesti erilliselle paperille tai liittää asiakirjoihin esimerkiksi yhteisellä suojalehdellä.

Merkitse arkistokansioiden nimikkeisiin, mitä kansiot sisältävät. Jos säilytettäviä asiakirjoja syntyy vain vähän, on järkevintä koota kaikki yhteen kansioon ja eritellä ne välilehdillä. Erottele pysyvästi säilytettävät määräajan jälkeen hävitettävistä. Jos arkistossa on salassa pidettäviä aineistoja, ne sijoitetaan erillisiin kansioihin, joihin tehdään rajoituksista selkeät merkinnät.

Henkilö- tai muita luottamuksellisia tietoja käsiteltäessä on noudatettava erityistä huolellisuutta ja tarpeetonta käsittelyä tulee välttää. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietojen käsittelyn on oltava asianmukaista, sen tulee tapahtua tiettyä tarkoitusta varten ja sille on oltava laissa säädetty peruste. Yhteisön tulee huolehtia tietoturvasta ja pääsy tällaiseen aineistoon tulee rajoittaa vain niille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoidossa. Kun tietoja ei enää tarvita, ne pitää joko poistaa tai siirtää päätearkistoon, jossa tietoturvasta voidaan huolehtia paremmin kuin yksityisissä tiloissa. Päätearkisto saa säilyttää myös sellaisia henkilötietoja, jotka tulee hävittää yhdistyksen omista arkistoista ja tietokannoista.

Järjestäminen ja pitkäaikaissäilytys

Jos arkistonmuodostusta ei ole tehty suunnitelmallisesti, pitää asiakirjat järjestää jälkikäteen. Työ aloitetaan inventoinnilla. Älä sotke mahdollista loogista järjestystä, jota et ole vielä hahmottanut. Jos asiakirjoissa on selkeä järjestys, sitä ei hajoteta, vaikka se olisi ristiriidassa valmiiden arkistonmuodostussuunnitelman tai ABC-kaavan kanssa. Järjestys voi olla nouseva (1-9, A-Ö) tai laskeva. Osa voi olla aiheen mukaan, osa aikajärjestyksessä.

Pitkäaikaissäilytyksessä säilytysvälineiden tulee olla arkistokelpoisia. Asiakirjat sijoitetaan pahvisiin arkistokansioihin, joiden sisälle ne jaetaan suojapapereilla. Vaippalehtinä voi käyttää taiteltua A3-kokoista paperia. Merkinnät vaippoihin ja pahvikoteloihin tehdään lyijykynällä (virheiden tai sisältöjen muuttuessa korjaaminen helpompaa). Katso myös Kansallisarkiston ohjeet suojamateriaaleista.

Asiakirjoista poistetaan pitkäaikaissäilytykseen soveltumattomat esineet kuten klemmarit, teipit, muovitaskut ja kuminauhat. Erottelevia tekijöitä poistettaessa on aina huolehdittava siitä, että asiayhteydet eivät sekoitu. Muovitaskun voi korvata suojapaperilla ja kokonaisuudet voi erotella välilehdillä.

Älä säilytä asiakirjoja liian lämpimissä tai kosteissa tiloissa, joissa ne voivat tuhoutua. Huonokuntoiset, etenkin homeiset, asiakirjat tulee erottaa vahingoittumattomista lisävaurioiden välttämiseksi. Huolehdi hyvästä ilmanvaihdosta käsitellessäsi vaurioituneita asiakirjoja. Huonokuntoiset asiakirjat voi hävittää sen jälkeen, kun niistä on otettu laadukkaat paperi- tai digikopiot, joista välittyy aiempi tietosisältö kokonaisuudessaan.

Lisätietoja Kansallisarkiston ohjeet arkistotiloista ja homeisen aineiston käsittelystä.

Vaippalehtiin kirjoitetaan arkistonmuodostajan nimi sekä sarja- sisältö ja aikatiedot. Kansioihin kirjoitetaan arkistonmuodostajan nimi, järjestysnumero ja kootut sisältötiedot, joiden perusteella sisällöstä saa käsityksen myös kansiota avaamatta. Aseta asiakirjat vaippalehtiin niin, että ne ovat suorassa toisiinsa nähden. Älä myöskään ahda kansioita liian täyteen.

Sähköisen arkiston järjestäminen perustuu ensisijaisesti nimeämiseen, kansiointiin ja tiedostomuotoihin.
Lisätietoja: sähköisen arkistoinnin ohjeessa.

Ks. myös viranomaisten suositukset tiedostomuodoista.

Tietokoneen kovalevy, usb-tikku tai cd- tai dvd-levyt soveltuvat vain väliaikaiseen tallennukseen. Tiedostot on syytä toimittaa arkistoon pitkäaikaissäilytykseen soveltuviin tallennuspaveluihin siirrettäviksi. Jos sähköinen arkistointi tuntuu hankalalta tai käytössä olevien säilytysvälineiden soveltuvuus pitkäaikaissäilytykseen arveluttaa, voi asiakirjoista aina ottaa myös paperitulosteet. Teknisissä kysymyksissä ottakaa yhteyttä arkiston henkilökuntaan.

Seulonta

Kaikki toimijan itsensä laatimat asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi (liitteineen), mutta arkistoissa on usein myös aineistoja, jotka voidaan hävittää (seuloa). Yleisimmin arkistoista seulotaan ainakin 1) keskusjärjestöjen lähettämät kiertokirjeet ja muut tiedoksi tulleet muiden toimijoiden yleiskirjeet, ilmoitukset ja mainokset, 2) tositteet eli kuitit sekä 3) toisteet eli kaksoiskappaleet.

Hävittäminen on tapauskohtaista: joskus myös yleisesti hävitettävä asiakirjatyyppi voi olla säilyttämisen arvoinen. Kiertokirje tai mainos on syytä säilyttää esimerkiksi silloin, kun se on otettu pöytäkirjan liitteeksi tai siihen on tehty merkintöjä. Tositteina on saatettu arkistoida esimerkiksi lupa-asiakirjoja, joissa on tapahtumatietoja, joita ei löydy muualta arkistosta. Harvinaisesta asiakirjasta voi säilyttää useampiakin kappaleita.

Seulonnan ensisijaisia tavoitteita ovat tilanhallinta ja asiakirjojen helpompi löytyminen. Yksittäinen asiakirja tai kansio voidaan säilyttää osana arkistoa, vaikka sen tyyppi tai muoto olisi yleisesti ottaen seulottava. Älä hävitä sellaisia asiakirjoja, joiden arvoa et pysty määrittelemään.

Päällekkäisiä tietoja ei tarvitse säilyttää jos tiedot on koottu yhteenvetoihin. Myös kunto määrittelee seulontaa. Säilytyskelvottomalle paperille tulostettujen, vähän tietoa sisältävien, asiakirjojen kopioiminen ei ole järkevää. Yleisperiaatteena on, että arkistoon tallennetaan asiakirjan lopullinen versio: luonnos tai aiempi versio pitää tallentaa jos asiakirjaa päivitetään, sitä on käsitelty yhteisön elimissä tai se eroaa muuten olennaisesti lopullisesta.

Tiliasiakirjojen lakisääteiset säilytysajat eivät tarkoita, että aineistot pitää hävittää määräajan jälkeen. Tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvassa seulonnassa on huomioitava yhdistyksen käyttöarkistoa ja päätearkistoa koskevat erilaiset määräykset.

Seulonnassa on syytä huomioida lisäksi, että poikkeusaikoina (kuten pandemiat, sodat ja lakot) syntyneitä asiakirjoja tulisi säilyttää tavanomaista laajemmin. Katso myös Kansallisarkiston yksityisarkistojen seulontaohje.