Asiakastietojen käsittely Porvarillisen Työn Arkistossa
Asiakastietojen käsittely Porvarillisen Työn Arkistossa
(EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12–14 artiklassa tarkoitetut tiedot)
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Porvarillisen Työn Arkisto
Osoite: Kalkkipellontie 6 B, 02650 ESPOO
Puhelin: 0400 – 545 049
Sähköposti: riku.keski-rauska(at)kokoomus.fi
Rekisterinpitäjän edustaja:
Riku Keski-Rauska, arkistonjohtaja
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Riku Keski-Rauska, 0400 545 049, riku.keski-rauska(at)kokoomus.fi
Mitä henkilötietoja käsittelemme
Porvarillisen Työn Arkistossa käsitellään arkistonluovuttajien, tutkijoiden, virtuaalitutkijasalin käyttäjien sekä muiden asiakkaiden henkilötietoja. Käsiteltäviä tietoja ovat mm. nimi, yhteystiedot, luovutettavan aineiston tiedot, tilaustiedot sekä tutkimusaiheeseen liittyvät tiedot. Asiakkaiden tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Arkistossa käsitellään myös arkistoaineistoihin sisältyviä henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste:
Käsittelemme henkilötietoja arkistonluovutusten vastaanottoa ja tutkijapalvelun järjestämistä varten,voidaksemme tarjota neuvontaa ja vastata arkistoaineistojamme koskeviin tiedusteluihin sekä muun asiakaspalvelumme toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sopimus, lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattaminen ja eräissä tapauksissa myös yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus tai antamasi
suostumus.
Käsittelemme henkilötietojasi esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:
Tutkijapalvelu
Arkistoaineistoja käyttävien tutkijoiden henkilötietoja käsittelemme, jotta voimme valvoa arkistoaineistojen käyttöä ja suojata niitä asiattomalta pääsyltä, vahingoittumiselta ja tuhoutumiselta. Erityisesti silloin kuin aineistot sisältävät henkilötietoja tai muita salassa pidettäviä tai luottamuksellisia tietoja, meidän on varmistuttava siitä, että tietojen luovuttamiselle on lailliset tai luovutussopimuksen mukaiset perusteet.
Arkistonluovutukset
Arkistonluovuttajien henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta pystymme dokumentoimaan tiedon arkistoaineiston alkuperästä ja varmistamaan aineiston luotettavuuden, eheyden ja autenttisuuden.
Käyttöluvan myöntäjän ja tekijänoikeuden haltijan henkilötietoja käsittelemme arkistoaineistojen tulevan käytön mahdollistamiseksi ja luovutussopimuksen ehtojen toteuttamiseksi.
Tiedustelut ja muu asiakaspalvelu
Ottaessasi arkistoon yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai verkkosivujemme kautta, käsittelemme henkilötietojasi asiakaspalvelumme toteuttamiseksi sekä tilausten ja neuvottelujen dokumentoimiseksi.
Koulutus- ja neuvontatoiminta
Porvarillisen Työn Arkiston järjestämien koulutus- ja neuvontapalveluiden yhteydessä keräämme ja käsittelemme osallistujien henkilötietoja toimintamme dokumentoimiseksi.
Lakien ja valtionapuviranomaisen ohjeiden noudattaminen
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja raportoidaksemme toiminnastamme ja yksityisille arkistoille tarkoitetun valtionavun käytöstä valvontaviranomaiselle.
Henkilötietojen käsittelyn periaatteet
Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme huolellisuutta ja suojaamme käsiteltävät tiedot asianmukaisesti. Käsittelemme tietoja luottamuksellisesti ja tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Porvarillisen Työn Arkistossa käsitellään mm. arkistonluovuttajien, tutkijoiden sekä virtuaalitutkijasalin asiakkaiden tietoja. Käsiteltäviä tietoja ovat mm. nimi, yhteystiedot, luovutettavan aineiston tiedot, tilaustiedot sekä tutkimusaiheeseen liittyvät tiedot. Asiakkaiden tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.
Arkistossa käsitellään myös arkistoaineistoihin sisältyviä henkilötietoja.
Käsittelemme henkilötietoja mm. seuraavissa yhteyksissä: arkistoluovutukset, tutkijapalvelu, asiakaspalvelu ja toiminnan raportointi viranomaiselle.
Porvarillisen Työn Arkisto ei pääsääntöisesti luovuta asiakkaiden (esim. tutkijoiden ja arkistonluovuttajien) henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Arkistonluovuttajien henkilötiedot voidaan kuitenkin luovuttaa aineistoja käyttäville tutkijoille, jos se on tarpeellista arkistoaineiston alkuperän varmistamiseksi.
Jos arkistoaineisto luovutetaan edelleen toiseen arkistoinstituutioon, vastaanottajalle voidaan luovuttaa myös aineistoa koskevat luovutustiedot sekä alkuperäisen luovuttajan henkilötiedot. Tieto käyttöluvan myöntäjästä tai tekijänoikeuden haltijasta voidaan luovuttaa aineiston käyttöä pyytävälle tutkijalle.
Porvarillisen Työn Arkisto saa toimintaansa yksityisille arkistoille tarkoitettua valtionapua, jonka käyttöä valvovana viranomaisena toimii Kansallisarkisto. Valvontaviranomaisen erityisestä pyynnöstä Porvarillisen Työn Arkiston asiakkaiden henkilötietoja voidaan luovuttaa Kansallisarkistolle siltä osin kuin se on tarpeellista valtionavustuslain (688/2001) 14 §:ssä säädetyn tiedonantovelvollisuuden tai 16 §:ssä tarkoitetun tarkastusoikeuden täyttämiseksi.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinuun liittyviä henkilötietoja ja mitä tietoja käsittelemme. Voit pyytää tietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojesi käsittelyä. Huomaa kuitenkin, että emme voi poistaa sellaisia henkilötietoja, joiden säilyttäminen perustuu lakiin tai joiden käsittelyyn on olemassa muu tärkeä ja laillinen peruste.
Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta
oikeusperustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Porvarillisen Työn Arkiston tietosuojayhteyshenkilöön tai arkistonjohtajaan. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti Porvarillisen Työn Arkistossa, jotta pystymme varmistumaan henkilöllisyydestäsi.
Jos katsot, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta
Päivitetty 29.5.2024